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棚卸のながれ

Assetzの棚卸とは

Assetz(アセッツ)には、アイテムの個数や場所など、あらかじめ登録しておいた管理台帳としての情報と、実際のアイテムの状態とが一致しているかどうか確認するための棚卸機能があります。

Assetzの棚卸とは

備品棚卸は毎月行う企業もあれば、年に一度だけという企業もあり、会社の環境などに合わせて柔軟に棚卸を実行することができます。

Assetzの棚卸は、棚卸を行う担当に、利用者を指定することがでます。
これにより、棚卸管理の担当者が1つ1つ備品の確認へ行かなくても、アイテムの利用者に状態を報告してもらうことで管理者はリアルタイムで備品の状態を把握することができます。

棚卸のながれ

1. 棚卸をはじめる前の準備

まずは、棚卸を実行するための棚卸計画を作成します。
棚卸計画作成画面では、

・棚卸を実施したい場所
・対象アイテムのカテゴリ
・対象アイテムごとの実施担当者

を選択し、実施担当者に棚卸を依頼します。

たとえば「◯月◯日から◯月◯日までは営業部署のフロア」、「◯月◯日から◯月◯日までは総務部署のフロア」、というように複数の計画を作成できます。
場所や部門ごとに段階的に計画を作成することで、大きい規模の会社であっても、効率よく棚卸を進めることができます。
まずは、どの場所のどんなアイテムを棚卸していくのか、計画を作成することからはじめましょう。

 

2. 棚卸計画の作成+依頼メールの配信

棚卸計画の作成画面では、まず棚卸を実施したい場所、アイテムのカテゴリを選択します。
そして、アイテムごとに、そのアイテムの棚卸を担当する「棚卸実施者」と、「棚卸責任者」を決定していきます。

棚卸実施者は実際にアイテムを利用している人や、共有アイテムの棚卸担当となっている人。
そして、棚卸責任者には棚卸実施者をまとめる、部門のリーダーのような立場の人を割り当てるのが望ましいです。

棚卸実施者、棚卸責任者に振り分けられたユーザーに対しては「棚卸依頼メール」が送信されます。

 

3. 棚卸の実施

依頼メールがきたユーザー(棚卸実施者)は、リンク先にアクセスし棚卸の実行に取りかかりましょう。
棚卸実施者は、リストに記載されたアイテムの場所をもとに、その場へ行ってアイテムの情報を報告していきます。
PCからも報告はできますが、スマホをつかうと写真を撮影してアップロードするのもかんたんに行えます。

また、各アイテムには棚卸報告をする上で必要な手順(Assetzでは報告レベルとよびます)がそれぞれ設定されています。
報告レベルは以下の3種類に分けられます。

・備品管理ラベルの読取+現状の写真が必要(レベルA)
・備品管理ラベルの読取が必要(レベルB)
・所在の確認のみ(レベルC)

リスト上に記載された手順に沿って、所在の確認、または写真をアップロードして棚卸を実行していきましょう。

 

4. 棚卸進捗状況の管理

棚卸の実施者が棚卸報告をしていくと、ダッシュボード上に進行状況が反映されていきます。
棚卸管理者はダッシュボードで、問題なく報告が完了したアイテム、要調整、故障品、紛失、未実施のアイテムがそれぞれいくつあるのか、いつでも確認できます。

 

5. 棚卸を終了させる

棚卸管理者は、ダッシュボード上の未実施アイテムと要調整アイテムが0になり、進行度が100%になったことを確認したら、「棚卸を確定」ボタンを押して終了させます。
終了時には、今回の棚卸計画のコピーを作成し、「3ヶ月後・6ヶ月後・1年後」のいずれかの実施期限で再利用することもできます。

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