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備品管理台帳を移行する

今まで使っていた、Excelの備品管理台帳はありませんか?
その管理台帳をExcelのフォーマットにコピー&ペーストしてASSETZにアップロードすると、アイテム情報を一括移行することができます。
一括移行用のExcelのフォーマットはASSETZからダウンロードできます。
 

重要:Excelのフォーマットには先に登録した場所・組織・ユーザーが反映されます。これらの登録が完了していないと、アイテムを一括移行する際に使用場所や使用部門などを指定することができず、あとから編集が必要になる場合があります。登録はスタートアップガイドを参照してください。

 

1. Excelフォーマットのダウンロード

ASSETZにログインして備品管理ページにいくと、左側にメニューが表示されます。
アイテム」から「+一括登録」をクリックします。

アイテムから一括登録をクリック

Excelフォーマットのダウンロード」をクリックします。

Excelフォーマットのダウンロード

 

2. Excelフォーマットを開く

ダウンロードしたファイルを開きます。

ファイルを開くと上部の黄色い枠に、「保護ビュー」と書かれた注意文が表示されます。
右側の「編集を有効にする」をクリックし、「コンテンツの有効化」をクリックします。
これでExcelフォーマットを利用できるようになりました。
編集を有効にする→コンテンツの有効化

(Mac OSの場合はファイルを開くと、「このブックにはマクロが含まれています。ファイルを開く前にマクロを無効にしますか?」というメッセージが表示されるので、「マクロを有効にする」をクリックします)
マクロを有効にする

フォーマットが開くと、「使いかたシート」が表示されます。
使いかたシートは、各シートの構成の説明が記載されているので、入力にあたって参照します。

Excelフォーマットを開く

シートは全部で以下の6つあります。

  1. 使いかたシート
  2. アイテム入力用シート
  3. 場所参照用シート
  4. 組織参照用シート
  5. ユーザー参照用シート
  6. カテゴリー参照用シート

アイテム情報を入力するのは「アイテム入力用シート」です。

アイテム入力用シート

場所参照用シート/組織参照用シート/ユーザー参照用シート」には、スタートアップガイドで設定した場所、組織、ユーザーが反映されています。
Excelフォーマットにコピー&ペーストする前に、設定した内容がただしいか確認します。

カテゴリー参照用シート」には、ASSETZで登録できるカテゴリーが一覧表示されています。

それでは、「アイテム入力用シート」に入力していきます。
 

3. アイテム情報の入力

ASSETZのExcelフォーマットに入力する際は、もともとお使いになっていた備品管理台帳のファイルから、コピー&ペーストして一気に入力する方法がかんたんです。

重要:Excelのフォーマットのアイテム入力用シートには、ドロップダウンリストを設けているセルがあります。ドロップダウンのセルでは、リストの文字列と入力する文字列が一致していないとエラーが発生します。ドロップダウンのついたセルにコピー&ペーストするには、コピー元の備品管理台帳の文字列を、リストの文字列に合わせて一致させておく必要があります。

 

 
赤色で表示されている列は入力が必須の項目です。

必須項目(赤い列)に入力

備品管理番号」には、会社で備品を識別・管理するためにつけている任意の番号をいれます。
数字、アルファベット、かた、カナ、漢字、記号が使用できます。
備品管理番号はアイテムを検索する際にも使われるので、他のアイテムと異なる番号を入れるようにします。

アイテム名」にはアイテムの名前を入力します。
ほかのユーザーが見てどんなアイテムかわかりやすい名前をつけます。
アイテムのメーカー名やサイズ、カラーなどをいれておくのがおすすめです。

ステータス」のドロップダウンからアイテムの状態を選択します。
このセルにコピー&ペーストするには、コピー元の備品管理台帳の文字列をリストと同じ文字列にします。

 
白い列の入力は任意ですが、入力した情報がASSETZに移行登録されるので、入力しておくとあとから編集しなおす手間を減らせます
白い列-カテゴリー・保管場所・非使用時の所属組織に入力
カテゴリー」は大分類、中分類、小分類の順番で選択します。
「カテゴリー参照用シート」で、小分類から逆引してカテゴリーを探すこともできます。

保管場所」と「非使用時の所属組織」はASSETZに登録した場所と組織の内容が反映されます。
それぞれ2階層になっているので選択します。

以下の残りの白い列も、もともと使っていたExcelのファイルからコピー&ペーストするとかんたんです。
白い列に入力

緑色の列には「現在の使用者」「使用開始日」「使用部門」を入力します。
「現在の使用者」「使用開始日」「使用部門」のいずれかが入力されていたら、3列とも入力する必要があります。
緑の列に入力

現在の使用者」はASSETZに登録したユーザー、「使用部門」は組織が反映されています。
リストから選択、またはコピー&ペーストします。

重要:名前をコピー&ペーストする際は名前のひらがな・漢字・カタカナ表記や、全角スペース・半角スペースも、リストの文字列と一致させる必要があります。

NGケース:【リストの文字列】田中 太郎【コピーする文字列】田中 太郎
(苗字と名前の間のスペースが全角と半角で異なっているため、入力してもエラーが発生します)

 
青色の列には「処分日」「処分方法」「処分費用」を入力します。
「処分日」「処分方法」「処分費用」のいずれかが入力されていたら、3列とも入力する必要があります。
青いセルに入力
項目に入力し終えたら、「ファイル」から「保存」をクリックしてExcelファイルを保存します。

 

4. 保存したExcelファイルをASSETZにアップロード

手順1と同様でASSETZのアイテムページにある「+一括登録」をクリックします。
Excelファイルのアップロード」をクリックします。

Excelファイルのアップロード

保存したファイルを選択、またはドラッグ&ドロップで枠内に移して「確定」をクリックします。
*入力した内容に誤りがあるとアップロード後にエラーが発生します。くわしくは次のステップをご参照ください

 
これでASSETZに備品管理台帳を移行できました。
アイテムの登録が完了

一括登録が完了したあとでも、ASSETZのアイテムの編集画面からアイテム情報を編集しなおすことも可能です。
追加して登録しておきたい情報があるときは、アイテムの基本情報を編集したいを参照して編集してください。

5. 備品管理台帳をアップロードした後にエラーが出た場合

Excelファイルをアップロードする際に、エラーが出て備品管理台帳を移行できなかった場合は、下記ガイドをご参照ください。
いままで使っていた備品管理台帳を取り込もうとするとエラーが出る

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