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棚卸を行う

Assetz(アセッツ)には、登録したアイテムの棚卸機能があります。
棚卸をすることで、アイテムの個数や場所など、Assetzにあらかじめ登録しておいた管理台帳としての情報と、実際のアイテムの状態が一致しているかどうか確認できます。

Assetzの棚卸とは

棚卸は毎月行う企業もあれば、年に一度だけという企業もあり、会社の環境などに合わせて柔軟に棚卸を実施することができます。

Assetzの棚卸は、実施担当者に利用者を指定することがでます。
従来のように備品管理を担当している人が、1つ1つアイテムの確認へ行かなくても、利用者に状態を報告してもらうことで管理者はリアルタイムでアイテムの状態を把握することができます。

棚卸を行うために、まずは棚卸計画を作成することからはじめましょう。

棚卸のながれ

棚卸しのながれ

1. 棚卸計画を作成

*棚卸計画の作成は「全権管理者」「一般管理者」「アイテム編集者・固定資産管理者」「アイテム編集者」の権限をもつユーザーが行えます

まず、棚卸を実行するために棚卸計画を作成します。
計画は複数作成することができます。

たとえば、「◯月◯日から◯月◯日までは営業部署のフロア」、「▼月▼日から▼月▼日までは総務部署のフロア」、というように場所や部門を分けて段階的に計画を作成するとべんりです。

実施担当者には、アイテムの写真の写真を撮ってアップロードしてもらうように指定することも可能です。

棚卸計画を作成すると、棚卸責任者と実施担当者のもとへ、棚卸の依頼メールが送信されます。

2. 棚卸の実施

棚卸実施者は棚卸実施依頼のメールがきたら、棚卸にとりかかりましょう。
棚卸実施者は、リストに記載されたアイテムの場所を参照し、その場へ行ってアイテムの状態を報告していきます。

アイテムの所在はもちろん、故障や不具合など状態まで細かく報告することができます。
また、より鮮明にアイテムの状態がわかるように、写真を撮影したりアップロードしたりするように指定されている場合があります。

棚卸を行う際は、その場で写真を撮ったり報告しやすいスマホをつかうのがおすすめです。
(*現在は棚卸はブラウザのみ対応。アプリ版は近日リリース予定)

棚卸責任者に指定されている人は、実施者担当者が棚卸を期限内に終えるように確認をとり、必要であれば実施を促します。

3. 棚卸を完了する

*棚卸計画の確認は「全権管理者」「一般管理者」「アイテム編集者・固定資産管理者」「アイテム編集者」の権限をもつユーザーが行えます

実施者担当者が棚卸を実施していくと、棚卸の計画リストに報告内容がリアルタイムで反映されていきます。
管理者はダッシュボードで、問題なく報告が完了したアイテムや故障品、紛失、未実施のアイテムがそれぞれいくつあるのか、いつでも確認できます。

すべての棚卸が実施されたら棚卸を終了させます。
終了時には、今回の棚卸計画のコピーを作成し、「3ヶ月後・6ヶ月後・1年後」のいずれかの実施期限で再利用することもできます。

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