備品管理クラウドASSETZ 操作マニュアル

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棚卸計画を作成する

はじめに:棚卸計画の作成は「全権管理者」「一般管理者」「アイテム編集者・固定資産管理者」「アイテム編集者」の権限をもつユーザーが行えます。

また、棚卸の対象となるアイテムは以下の通りです。

  • アイテム詳細画面の「基本情報」にある「☑棚卸の対象」にチェックがついているアイテム
  • カテゴリーの登録がされているアイテム
  •  
    棚卸を実施するために、まずは備品管理クラウドASSETZで棚卸計画を作成します。
    棚卸計画の作成時には、棚卸を実施したい場所、棚卸するアイテムのカテゴリ、実施を担当するユーザーを指定します。

    実施担当者はそのアイテムを使用している人が自動で指定されますが、自由に変更することも可能です。
     

     

    1. 棚卸計画の作成画面へ

    備品管理クラウドASSETZにログインし備品管理ページにいくと左側にメニューがあります。
    棚卸」をクリックします。

    「棚卸計画を作成しましょう」というメッセージの下の「」をクリックします。
    棚卸計画へ
     

    2. 棚卸計画を記入する

    棚卸計画のタイトルを記入します。
    一目でどんな棚卸計画かわかるように、棚卸を行う部署名やアイテムのカテゴリ名などをいれておくと便利です。
    (例:2021年6月 【東京支社】営業部用スマホ・タブレット棚卸 など)
    棚卸のタイトルを決める
     
    棚卸の実施の期限を設定します。

    棚卸期限が近づいたときや、棚卸期限が過ぎたことをお知らせするリマインドメールも設定できます。
    リマインドメールは、棚卸が実施されていないアイテムがあるときに、棚卸責任者と実施担当者に送信されます。
    棚卸の実施期限を決める
     
    棚卸を行う対象の場所を選択します。
    左側で第1階層の場所を選択し、右側で第2階層の場所を選択します。

    「+使用場所を追加」をクリックすると、複数の場所を選択することができます。
    棚卸の対象場所の設定
     
    棚卸するアイテムのカテゴリーを選択します。

    重要:棚カテゴリー選択がされていないアイテムは選択できません。棚卸を実施するアイテムにはカテゴリーを登録してください。

    青い枠の中の「えんぴつ」ボタンをクリックします。
    棚卸の対象アイテムを選択
     
    カテゴリー名の横にある「」をクリックするとカテゴリーが選択されます。
    +ボタンでカテゴリーを選択
     
    カテゴリー名をクリックすると、中分類まで絞り込むこともできます。
    カテゴリー名で中分類まで絞り込み

    棚卸を行うアイテムのカテゴリーがすべて選択できたら「確定」をクリックします。
     

    3. 棚卸担当者を指定する

    カテゴリーが選択されたら、下に一覧で対象アイテムが表示されます。
    棚卸対象のアイテム
     
    使用者がいるアイテムであれば、実施担当者には自動的に使用者が指定されています。

    実施担当者が指定されていないアイテムは、黄色で表示されています。
    実施担当者が決まっていないアイテム
    黄色く表示されていたら実施担当者を指定する必要があります。

    担当者を指定したいアイテムの「チェックボックス」でアイテムを選択し、画面下部の「選択したものを変更」をクリックします。
    棚卸担当者の変更
     
    棚卸責任者を設定します。
    棚卸責任者は、実施担当者へ棚卸を促す人にします。
    名前を入力すると候補が表示されるので選択します。

    実施担当者は棚卸を実施する人を指定します。
    名前を入力すると候補が表示されるので選択します。

     
    任意で報告レベルを変更します。

    報告レベルによって、実施担当者が棚卸報告する方法が変わります。

    AやBが指定された場合は、棚卸報告をする際に、対象アイテムや備品管理ラベルの写真撮影が必要になります。
    Cは、所在とアイテムの状態の確認のみで棚卸報告をすることができます。
    (*指定しないと報告レベルは自動的にCになります)

    指定できたら「変更を確定」をクリックします。

    すべてのアイテムに実施担当者を指定できたら黄色い表示がなくなります。

    右下の「棚卸を依頼」をクリックします。
    棚卸を依頼する
     
    棚卸期限と棚卸アイテム数が表示されるので、確認し、「依頼を送信して棚卸を開始」をクリックします。
    依頼を送信して棚卸を開始
     
    これで棚卸責任者と実施担当者に依頼メールが送信され、棚卸を開始できるようになりました。
    棚卸のダッシュボードで、作成した計画の詳細を確認することができます。
    棚卸ダッシュボード


    備品管理クラウドASSETZをこれから始める方はこちら

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