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棚卸計画を作成する

はじめに:棚卸計画の作成は「全権管理者」「一般管理者」「アイテム編集者・固定資産管理者」「アイテム編集者」の権限をもつユーザーが行えます

 
棚卸を実施するために、まずはAssetzで棚卸計画を作成します。
棚卸計画の作成時には、棚卸を実施したい場所、棚卸するアイテムのカテゴリ、実施を担当するユーザーを指定します。

実施担当者はそのアイテムを使用している人が自動で指定されますが、自由に変更することも可能です。
 

1. 棚卸計画の作成画面へ

Assetzにログインし備品管理ページにいくと左側にメニューがあります。
棚卸」をクリックします。

「棚卸計画を作成しましょう」というメッセージの下の「」をクリックします。

2. 棚卸計画を記入する

棚卸計画のタイトルを記入します。
一目でどんな棚卸計画かわかるように、棚卸を行う部署名やアイテムのカテゴリ名などをいれておくとべんりです。
(例:2021年6月 【東京支社】営業部用スマホ・タブレット棚卸 など)

棚卸の実施の期限を設定します。

棚卸期限が近づいたときや、棚卸期限が過ぎたことをお知らせするリマインドメールも設定できます。
このリマインドメールは、棚卸が実施されていないアイテムがあるときに、棚卸責任者と実施担当者に送信されます。

棚卸を行う対象の場所を選択します。
左側で第1階層の場所を選択し、右側で第2階層の場所を選択します。

+使用場所を追加」をクリックすると、複数の場所を選択することができます。

棚卸するアイテムはカテゴリーから選択できます。
青い枠の中の「えんぴつ」ボタンをクリックします。

カテゴリー名の横にある「」をクリックするとカテゴリーが選択されます。

カテゴリーは中分類まで絞り込むこともできます。

大分類のカテゴリー名の「+以外」の部分をクリックすると、中分類が表示されます。

中分類カテゴリー名の「+」をクリックすると、中分類のカテゴリーまでが選択されている状態になります。

同じように「+」をクリックしていくと、カテゴリーを複数選択することもできます。

棚卸を行うアイテムのカテゴリーがすべて選択できたら「確定」をクリックします。

3. 棚卸担当者を指定する

カテゴリーが選択されたら、下に一覧で対象アイテムが表示されます。

使用者がいるアイテムであれば、棚卸責任者と実施担当者には、自動的に使用者が指定されています。
特定の使用者がおらず、実施担当者が指定されていないアイテムは黄色で表示されています。

黄色く表示されていたら実施担当者を指定します。

画面左下の「棚卸実施の依頼をするには、すべてのアイテムに実施担当者の指定が必要です。」というメッセージの横にある「矢印」をクリックすると、実施担当者が指定されていないアイテムへ自動スクロールします。

アイテムの左横にある「チェックボックス」にチェックをいれ、画面下部の「選択したものを変更」をクリックします。

任意で棚卸責任者を指定できます。
棚卸に責任をもち実施担当者へ棚卸を促す人を指定します。
名前を入力すると候補が表示されるのでクリックします。

実施担当者は棚卸を実施する人を指定します。
名前を入力すると候補が表示されるのでクリックします。

任意で報告レベルを変更します。
報告レベルによって、実施担当者が棚卸報告する方法が変わります。

A:現状の写真の添付+備品管理ラベルの読取
B:備品管理ラベルの読取
C:所在の確認のみ

AとBが指定された場合は、棚卸報告をする際に、対象アイテムまたは備品管理ラベルの写真撮影が必要になります。
Cは、所在とアイテムの状態の確認のみで棚卸報告をすることができます。

最初は自動的にCの報告レベルが指定されていますが、写真で現状の状態を確認する必要がある場合などは変更します。

指定できたら「変更を確定」をクリックします。

すべてのアイテムに実施担当者を指定できたら黄色い表示がなくなります。

右下の「棚卸を依頼」をクリックします。

棚卸期限と棚卸アイテム数が表示されるので、確認し、「依頼を送信して棚卸を開始」をクリックします。

これで棚卸責任者と実施担当者に依頼メールが送信され、棚卸を開始できるようになりました。

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