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PCで棚卸を実施する

棚卸計画が作成されると、棚卸責任者と実施担当者として指定された人へ依頼メールが送信されます。
実施担当者はリストをもとにそれぞれアイテムの状態を確認し、Assetz上で報告することで棚卸が完了します。
また棚卸責任者になった人は実施者に棚卸を促し、棚卸報告がされていない場合や期限が過ぎても終了していない場合には、実施者に確認をとります。

1. 棚卸の依頼リストへ

Assetz事務局から実施担当者へ「Assetz 棚卸実施依頼」というメールが送信されます。
メールを開き「棚卸実施」をクリックします。

2. アイテムの場所や状態を確認する

棚卸のアイテムリストが表示されます。

リスト上のアイテムをタップします。

上部のグレーの枠内に、備品管理番号、アイテム名、使用場所、使用者が記載されています。
使用場所へ行き、備品管理番号を参照しながらアイテムを探します。

アイテムがあったら、「このアイテムはありますか?」の項目で「ある」を選択します。

状態はどうですか?」の項目では「異常なし/要点検/故障中」のいずれかを選択します。

アイテムに異常がなければ「異常なし」を選択します。

点検が必要な状態であれば「要点検」、壊れている場合は「故障中」を選択します。

要点検または故障中を選択した場合は、入力ボックスが表示されるので、アイテムの状態を詳細に記入します。

また、「外観写真をアップロード」から、アイテムの故障箇所や要点検箇所がわかる写真を撮影するか、ライブラリから選択してアップロードします。

 

記載された場所にアイテムがなかった場合

アイテムがなかった場合は「このアイテムはありますか?」の項目で「ない」を選択します。

「ない」を選択した場合、「アイテムがない理由」という項目が表示されます。

見当たらない/紛失した/他の場所にある(他の人が使っている)」のいずれかを選択します。
項目に沿って入力し「報告」ボタンを押して報告します。

 

違うアイテムがあった場合

備品管理番号などを参照し、リストとは異なるアイテムがあった場合は「このアイテムはありますか?」の項目で「違うアイテムがある」を選択します。

アイテムを検索」をクリックすると、その場所にあったアイテムを検索して代わりに報告することができます。

その場所にあるアイテムのカテゴリーや備品管理番号などをいれて「検索」をクリックします。

アイテム候補が表示されるので、該当するアイテムをさがしてクリックします。

その場所にあったアイテムの報告画面へうつります。

同じように「状態はどうですか?」の項目でアイテムの状態を選択します。

違うアイテムを代わりに報告する場合は、備品管理ラベルとアイテムの外観写真のアップロードが必要です。

下記を参照して写真をアップロードしてから「報告」ボタンをクリックしてください。
 

3. アイテムの写真をアップロードする

「このアイテムはありますか?」の上に

  • 写真の撮影が必要
  • 備品管理ラベルの読取が必要
  • リストにない(「違うアイテムがある」を選択しアイテム検索した場合)

と記載されている場合は、アイテムの写真を撮影、またはライブラリから選択してアップロードする必要があります。

「このアイテムはありますか?」の右横にある「備品管理ラベルの写真をアップロード」をクリックします。

ファイルの選択ウィンドウが表示されるので、備品管理ラベルの写真を選択し、「開く」をクリックします。

外観写真をアップロード」という項目がある場合は、アイテムの外観全体が写った写真を同じようにアップロードします。

4. それ以外に報告することがあれば記入

アイテムが要点検や故障している状態ではないものの、管理者に報告したいことがあれば「それ以外の報告がある場合」をクリックします。

アイテムの状況、報告したい内容をくわしく記入します。
(例:備品管理ラベルが見つからない など)

必要な項目が入力でき、写真もアップロードできれば下部の「報告」が押せる状態になります。

報告」をクリックすればそのアイテムの棚卸は完了です。

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