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スマホで棚卸を実施する

棚卸計画が作成されると、棚卸責任者と実施担当者として指定された人へ依頼メールが送信されます。
実施担当者はリストをもとに使用場所へ行って状態を確認します。
用意された項目に沿ってアイテムの状態を選択するだけで、スピーディーに棚卸が完了します。

もちろん、アイテムに問題があれば、報告画面上でその旨を詳細に伝えることも可能です。

棚卸を報告するには写真の撮影が必要な場合もあるため、スマホのWebブラウザで棚卸を行うのがおすすめです。

1. 棚卸の依頼リストへ

Assetz事務局から実施担当者へ、「Assetz 棚卸実施依頼」というメールが送信されます。
メールを開き「棚卸実施」をタップします。

2. アイテムの場所や状態を確認する

棚卸のアイテムリストが表示されます。

リストの上の「すべての場所」をタップすると、場所を絞り込んで表示できます。

リスト上のアイテムをタップします。

上部のグレーの枠内に、備品管理番号、アイテム名、使用場所、使用者が記載されています。
使用場所へ行き、備品管理番号を参照しながらアイテムを探します。

アイテムがあったら、「このアイテムはありますか?」の項目で「ある」を選択します。

状態はどうですか?」の項目では「異常なし/要点検/故障中」のいずれかを選択します。

アイテムに異常がなければ「異常なし」を選択します。

点検が必要な状態であれば「要点検」、壊れている場合は「故障中」を選択します。

要点検または故障中を選択した場合は、入力ボックスが表示されるので、アイテムの状態を詳細に記入します。

また、「外観写真をアップロード」から、アイテムの故障箇所や要点検箇所がわかる写真を撮影するか、ライブラリから選択してアップロードします。

 

記載された場所にアイテムがなかった場合

アイテムがなかった場合は「このアイテムはありますか?」の項目で「ない」を選択します。

「ない」を選択した場合、「アイテムがない理由」という項目が表示されます。

見当たらない/紛失した/他の場所にある(他の人が使っている)」のいずれかを選択します。
項目に沿って入力し「報告」ボタンを押して報告します。

 

違うアイテムがあった場合

備品管理番号などを参照し、リストとは異なるアイテムがあった場合は「このアイテムはありますか?」の項目で「違うアイテムがある」を選択します。

アイテムを検索」をタップすると、その場所にあったアイテムを検索して報告することができます。
その場所にあるアイテムのカテゴリーや備品管理番号などをいれて「検索」をタップします。

アイテム候補が表示されるので、該当するアイテムがあればタップします。

その場所にあったアイテムの報告画面へうつります。

同じように「状態はどうですか?」の項目でアイテムの状態を選択します。

また、違うアイテムを代わりに報告する場合は、備品管理ラベルとアイテムの外観写真のアップロードが必要です。

下記を参照して写真をアップロードしてから「報告」ボタンをタップしてください。
 

3. アイテムの写真をアップロードする

「このアイテムはありますか?」の上に

  • 写真の撮影が必要
  • 備品管理ラベルの読取が必要
  • リストにない(「違うアイテムがある」を選択しアイテム検索した場合)

と記載されている場合は、アイテムの写真を撮影、またはライブラリから選択してアップロードする必要があります。

「状態はどうですか?」の項目の下にある「備品管理ラベルの写真をアップロード」をタップします。

その場で写真を撮影する場合は「写真を撮る」をタップします。

カメラが起動するので、備品管理番号が書かれているラベルの写真を撮影します。
(*備品管理ラベルが貼られていない・見当たらない場合は、「報告」ボタンの上の「それ以外の報告がある場合」からその旨を報告することができます)

プレビューが表示されるので、問題なければ「写真を使用」をタップします。

外観写真をアップロード」という項目がある場合は、アイテムの外観全体が写った写真を同じようにアップロードします。

4. それ以外に報告することがあれば記入

アイテムが要点検や故障している状態ではないものの、管理者に報告したいことがあれば「それ以外の報告がある場合」をタップします。

アイテムの状況、報告したい内容をくわしく記入します。
(例:備品管理ラベルが見つからない など)

必要な項目が入力でき、写真もアップロードできれば下部の「報告」が押せる状態になります。

報告」をタップすればそのアイテムの棚卸は完了です。

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